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公文知识


发布日期: 2018-11-22来源: 阿盟交通运输局

公文的特点

公文由特定的主体作者,按照特定的严密程序,印发给特定的受体对象,并要求进行特定的处理。

拟文的基本规则,起草、审核、签发、制发。

办文的基本规则,签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

公文的文种(15种)

决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、通知、通报、意见、批复、纪要、请示、报告、议案、函

上行文、下行文、平行文

我们常用的文种

通知——无所不能的神器

报告——让上级清楚你的业绩或困难

请示——争取“支持”的必备工作

——言简意赅,表明意图

 

通知

概念。通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文,布置工作与周知事项时所用的一种下行公文,有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行公文。

种类。发布性通知、指示性通知、传达性通知、转发和批转性通知、会议通知、任免通知等。

 

报告

可以是全面工作报告,也可以是专项报告;可以是一般性进展、成绩的报告,也可以是针对发展、问题、项目的调研报告;可以主动报告,也可以按上级要求被动报告。

注意:

1.对上报告忌大谈理论、大讲道理,要更多地讲做法、摆成效;

2.客观陈述事实就是最好的方法,不夸大成绩,不回避问题,并提出下一步改进的措施;

3.数据是最有力的案例和证明,善于从各个角度进行统计、对比。

 

请示

请示带有极强的目的性,拟文要深思熟虑,明显不需要行文请示或基本没有可能获得肯定或支持的事宜,千万不要请示。

注意:

以下各类不符合要求的文件行署文电科一律按退文处理

文件格式不正确的,一份请示件中夹带多项请示是由的,请示件标题中带有“申请”字样的,请示件无合法性说明的(资金类的请示50万元以上必须有合法说明),合法性说明内容不和规的,请示件无联系人、联系电话、文中有错别字的等。

盟直各单位的请示件请尽量按纸质件送件(报文只需一份即可),如文电科审核后需要修改,将在原文件上进行修改,并做退文登记,待各单位修改后重新上报。请各单位办公室负责同志认真审核把关,尽量减少文件中的各类不规范和错误。(给交通厅发文报告、请示都需签发人,联系人,联系方式,因不能撤回,请仔细核稿后报送。)

 

使用频率仅次于通知的文种,用于平级或没有任何隶属关系的单位之间,言简意赅、表明意图,基本控制在1页左右。

注意:

1.对于第一次打交道的单位,开篇一定要先介绍自己并赞美对方;对于打过几次交道但关系不密切的单位,开篇一定要赞美对方,表达仰慕之情;对于比较熟悉的单位,一定要在开头或结尾对对方一直以来的关心与支持表示感谢。

2.文尾加“特此致函,请回复为盼”、“特此致函,请予以接洽为盼” 、“特此致函,请回复,顺祝商祺!”等;

3.一定要注重与对方直接联络,保障效率,促成事项。

  

(其他)综合汇报材料

也许并非红头文件,但这样的任务更多、难度更高、篇幅更长,更是单位领导随时随地可能布置的任务,而且大多是只有一天或一晚准备时间。

工作汇报、工作总结、工作安排、述职报告

领导讲话、致辞、署名文章

会议交流材料、表态发言

十个细节

1.标题与正文统一行距,固定值2831磅;

2.标题上下要各空一行、居中;正文左右对齐;落款和日期居右;

3.层级序号应为:一(一) 1. 1) ① ;

4.逻辑关系用词:第一、第二、第三;一是、二是、三是;首先、其次、再次;

5.系统普发性文件抬头为:“各旗区交通运输局、局直各单位、(盟邮政管理局)、各建管办、各公司全称或简称”(只有旗区交通局、局直各单位(邮政管理局)可以发OA系统,其余需发送纸质版。);

6.新的国标,党政公文版记均无主题词,落款日期用阿拉伯数字;

7.语句不通顺和出现错别字是领导打回材料的最简单原因;

8.两页以上的材料必须有页码,页码居中或居外侧;

9.标题中避免使用标点,如必须用只能是《》,公文出现最少的是!

10.起草过程中材料送审一律单面打印,左上角斜订一个针;定稿后双面打印,左侧对齐装订两个针。

 

公文格式

 

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

 

眉首:置于公文首页红色反线以上的份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统称眉首;

 

主体:置于红色反线(不含)以下的标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体;

 

版记:抄送机关、印发机关和印发日期等要素统称版记。

(一)眉首部分

 

份号:3号黑体,6位阿拉伯数字,顶格标注在版心左上角第一行。

 

密级:3号黑体,顶格标注在版心左上角第二行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开

 

紧急程度:3号黑体,顶格标注在版心左上角第三行

 

发文机关:发文单位标识使用全称或规范化简称后加“文件”二字组成;下行公文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行公文,发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文单位标识使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定,但一般小22mm×15mm(高×宽)。

 

发文字号:1.由单位代字、年份、序号组成。联合行文,只标明主办单位发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份为四位数,用六角括号“〔〕”括入;2.序号不编虚位(即1不编001),不加“第”字。发文字号用3号仿宋体字,标于发文单位标识之下空2行。上行文发文字号居左空1字,下行文发文字号居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。3.上行文需标识签发人、会签人姓名。签发人姓名,平行排列于发文字号右侧,居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

 

       (二)主体部分

 

公文标题:用2号小标宋体字居中,标于红色反线下空2行。多行标题排列为梯形或菱形,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

 

主送单位:应当使用全称或规范化简称、统称。用3号仿宋体字(仿宋 GB23121 ,左侧顶格标于标题下空1行,最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送单位名称移至版记中的抄送之上,标识方法同抄送。

 

正文:位于主送单位下1行,每自然段开始左空2字,回行顶格。回行时要保证数字、年份的完整。正文用3号仿宋体字(仿宋 GB23121),行间距固定值为28-31磅。

 

结构层次序数:第一层为“一、”黑体,第二层为“(一)”楷体,第三层为“1.”仿宋(仿宋 GB23121 ,第四层为“(1)”仿宋(仿宋 GB23121 

 

附件:

1.在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:附件:1.xxxx);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。(1.英文、全角)

2.如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行用3号黑体字顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。

成文日期:以领导签发日期为准;联合行文,以最后签发单位领导的签发日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),落款日期与正文/附件空2行,居右空4字。

 

印章:行文时,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。会议纪要不加盖公章。

 

附注(需要说明的事项):应当加圆括号标注。用3号仿宋体字标于成文日期下一行,居左空2字。请示件应注明联系人的姓名和电话。

页码:用4号半角白体或宋体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单面印刷的公文页码居右空1字。双面印刷的公文单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页不标识页码。

特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(三)版记部分

 

抄送单位:左右各空1字,用4号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送单位间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐,在最后一个抄送单位后标句号。

 

印发单位和印发日期:位于抄送单位之下,占1行位置;用4号仿宋体字。印发单位左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。

 

版记中各要素之下均加一条反线,首条与末条粗线推荐高度0.35mm。 中间细线推荐高度0.25mm,版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。双面印刷的公文,版记应置于偶数页。

行文规则

(一)行文应当确有必要,注重效用。
       (二)行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(三)属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。

(四)部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级领导应当责令纠正或撤销。